Aplikasi Perangkat Ms. Word

Halo teman-teman Bloggers, saya mau bagi-bagi cerita dan ilmu lagi nih tentang praktikum penerapan komputer saya seminggu kemarin. Kali ini saya mau membahas tentang mail merge, page break, daftar isi otomatis, dan equation, oya tambahan sama auto text :)

Pertama, MAIL MERGE

Apa sih gunanya? Mail Merge berfungsi untuk membuat format surat secara masal, seperti draft untuk membuat surat. Untuk menggunakan mail merge klik menu Mailings yang ada di dalam Ms. Word -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard 

Sebelumnya buat format dulu dengan mengetik Nomor, Kepada, Alamat, dan Perihal di halaman Ms. Word nya. Kemudian klik Letters dan Next: Starting document

Lalu akan muncul Select starting document pilih Use the current document dan klik Next: Select recipients.

Selanjutnya pilih Type a new list dan Create. Akan muncul tab New Address List dan terdapat deretan format asli yang dari Ms. Word, untuk membuat format baru klik Customize colums.

Dalam Customize Address List, ada Field Names yang berisi format asli dari Ms. Word nya, semuanya itu bisa kamu delete dengan mengklik delete. Jika sudah hilang semua format itu, klik Add untuk menambah atau membuat format baru. Format yang baru tersebut adalah Nomor, Kepada, Alamat, dan Perihal. Setelah ditambah langsung klik Oke.

Format yang kita buat sudah jadi dan tersusun. Nah untuk mencoba contohnya disana kita bisa mengetik bebas isi dari Nomor, Kepada, Alamat, dan Perihalnya sebanyak mungkin. Jika sudah klik OK.

Lalu format dan isi tulisan kita di Save dan akan muncul pemberitahuan mengenai data yang kita simpan. Lalu klik OK.

Karena kita sudah memiliki atau membuat format suratnya, klik Use an existing list di kanan layar dan pilih Next: Write your letter di bawahnya. Lalu ada perintah Write your letter dengan pilih More items. Kemudian akan muncul Insert Merge Field dan pilih Database Field dan Insert format yang kamu buat itu di masing-masing baris kata yang udah kita buat di halaman File.

Jika sudah, klik Next: Preview your letters, hasilnya bisa kamu ganti-ganti dengan mengklik tombol kanan atau kiri di Recipient kita.

Kedua, SECTION – PAGE BREAK

Gunanya menggunakan fasilitas ini untuk memisahkan tiap halaman di dokumen. Caranya klik Page Layout -> Breaks -> Next Page

Nah untuk tau apakah halaman sudah terpisah atau belum kita bisa cek dengan menambahkan Page Number di tiap halaman. Misal kita tadi sudah mempunyai 4 halaman, kemudian di halaman kedua di pisah dari halaman ketiga. Lalu klik inser -> Page Number dan pilih model yang kita mau, semisal bawah kanan. Nah mungkin setiap halaman masih berurutan, untuk tidak berurutan di page yang kita pisah tadi klik nomor 3 pada page 3 lalu klik Page Number -> Format Page Number. Di Page Numbering klik Start at: 1. Lalu OK. Jadi deh file yang seperti ada dua bab dengan nomor yang berurut dari awal.

Ketiga, TABLE OF CONTENTS

Ini merupakan cara untuk membuat daftar isi secara otomatis.

Sebelumnya buatlah dulu format bab-bab yang mau kita bikin di tiap halaman, misal

halaman 1: BAB I Pendahuluan

                                Latar Belakang

                                Tujuan Penelitian

                                Manfaat Penelitian

Halaman 2: BAB II Tinjauan Pustaka

                                RFID

Halaman 3: BAB III Metodologi Penelitian

                                Studi Pustaka

                                Analisis Kebutuhan

                                Perencanaan

                                Perancangan

                                Implementasi

                                Pengujian 

Setelah diketik semua, lakukan pelevelan pada tiap judul BAB dengan memakai Heading 1 dan judul isi memakai Heading 2.

Setelah itu, klik References -> Table of contents, pilih sesuai yang kita mau. Nanti akan muncul daftar isi secara otomatis dengan mudah.

 

Keempat, EQUATION EDITOR

Fungsinya untuk membuat rumus ataupun lambang eksakta. Caranya klik menu Insert -> Equation -> Insert New Equation

Kelima, AUTO TEXT

Jika kita suka membuat dokumen yang setiap filenya harus disisipkan suatu teks yang sama setiap saat seperti alamat identitas departemen, kita bisa membuat auto text nya.

Sebelumnya kita ketik dulu definisi atau alamat ataupun identitas yang kita mau. Contohnya:

Departemen Ilmu Komputer, FMIPA, IPB

Kampus IPB Darmaga

Jl. Meranti Wings 20 Level V

Bogor 16680

Phone/Fax: 0251 6284

Kemudian blok semua identitas tersebut kemudian klik menu Insert -> Quick Parts -> Save Selection to Quick Part Gallery

Lalu save dengan menggunakan nama identitasnya, misal ilkom, lalu OK.

Nah identitas yang sudah kita buat tadi akan ada di dalam Quick Parts General.

Semoga bermanfaat :)